Ingin Menguasai Seni Menentukan Prioritas? Lakukan 6 Cara Ini Menurut Psikologi

seseorang yang menguasai seni menentukan prioritas. (Magnific)

Setiap hari kita dihadapkan pada begitu banyak hal: pekerjaan yang harus diselesaikan, pesan yang perlu dibalas, keluarga yang membutuhkan perhatian, target pribadi yang ingin dicapai, kesehatan yang harus dijaga, hingga berbagai keinginan yang terus bermunculan. Semuanya terasa penting. Akibatnya, kita mencoba mengerjakan semuanya sekaligus.

Di sinilah masalah dimulai.

Ketika terlalu banyak hal dianggap sebagai prioritas, pada akhirnya tidak ada satu pun yang benar-benar menjadi prioritas.

Dalam psikologi, kemampuan mengarahkan perhatian dan usaha kepada hal yang paling relevan merupakan bagian penting dari pengaturan diri. Kita bukan hanya perlu mengetahui apa yang ingin dicapai, tetapi juga mampu mengendalikan impuls, menunda hal yang kurang penting, dan tetap mengerjakan sesuatu meskipun motivasi sedang menurun.

Menentukan prioritas dengan gigih bukan berarti menjadi orang yang selalu sibuk.

Justru sebaliknya.

Orang yang mampu menentukan prioritas biasanya memahami bahwa hidup memiliki keterbatasan. Waktu terbatas. Energi terbatas. Fokus terbatas. Karena itu, mereka harus memilih.

Dan memilih berarti bersedia mengatakan "tidak" kepada sesuatu agar bisa mengatakan "ya" kepada sesuatu yang lebih penting.

Dilansir dari Psychology Today pada Selasa (29/9), jika kamu ingin menguasai seni menentukan prioritas secara gigih, enam cara berikut bisa menjadi kerangka yang dapat dilatih dalam kehidupan sehari-hari.

1. Bedakan antara "penting" dan "mendesak"

Salah satu kesalahan paling umum dalam menentukan prioritas adalah menganggap sesuatu yang mendesak pasti penting.

Padahal, keduanya berbeda.

Hal yang mendesak biasanya menuntut perhatian segera. Notifikasi masuk, pesan seseorang, pekerjaan yang tenggat waktunya tinggal beberapa jam, atau masalah kecil yang tiba-tiba muncul.

Sementara itu, hal yang penting berkaitan dengan sesuatu yang memiliki dampak lebih besar terhadap tujuan dan kehidupan kita dalam jangka panjang.

Contohnya sederhana.

Membalas semua pesan dalam lima menit mungkin terasa mendesak. Namun membangun keterampilan yang dapat meningkatkan kariermu dalam beberapa tahun ke depan mungkin jauh lebih penting.

Membersihkan kotak masuk email mungkin terasa produktif. Tetapi menyelesaikan proyek utama yang menentukan hasil pekerjaanmu bisa jadi jauh lebih bernilai.

Psikologi perhatian membantu menjelaskan mengapa kita mudah terjebak dalam pekerjaan mendesak. Otak manusia secara alami lebih mudah tertarik pada sesuatu yang memberikan rangsangan langsung dan memiliki konsekuensi segera.

Karena itu, pekerjaan kecil sering terasa lebih mudah daripada pekerjaan besar.

Kamu mendapatkan kepuasan setelah mencentang satu tugas dari daftar. Akibatnya, kamu bisa menghabiskan satu jam menyelesaikan sepuluh pekerjaan kecil sambil menghindari satu pekerjaan besar yang sebenarnya paling penting.

Coba gunakan pertanyaan ini:

Sebelum mengerjakan sesuatu, tanyakan:

"Apakah ini benar-benar penting, atau hanya terasa mendesak?"

Kemudian tanyakan lagi:

"Jika saya tidak mengerjakan ini hari ini, apa konsekuensi sebenarnya?"

Pertanyaan tersebut membantu menciptakan jarak antara dorongan untuk segera bertindak dan keputusan yang lebih rasional.

Bukan berarti semua hal mendesak harus diabaikan.

Beberapa memang penting sekaligus mendesak.

Namun kamu perlu belajar membedakannya.

Latihan sederhana

Setiap pagi, tuliskan maksimal tiga hal:

Apa yang paling penting hari ini?
Apa yang harus dilakukan segera?
Apa yang bisa ditunda tanpa konsekuensi besar?

Jangan membuat daftar 20 prioritas.

Jika semuanya diberi label prioritas, kata "prioritas" kehilangan maknanya.

2. Tentukan prioritas berdasarkan nilai, bukan suasana hati

Salah satu tantangan terbesar dalam menentukan prioritas adalah kita sering membiarkan suasana hati mengambil alih keputusan.

Saat sedang bersemangat, kita ingin mengerjakan semuanya.

Saat lelah, kita cenderung memilih pekerjaan yang paling mudah.

Saat bosan, kita mencari hiburan.

Saat cemas, kita mungkin mengerjakan hal-hal kecil agar merasa produktif.

Masalahnya, perasaan selalu berubah.

Jika prioritasmu ditentukan oleh suasana hati, arah hidupmu juga akan mudah berubah.

Orang yang gigih bukan berarti selalu memiliki motivasi tinggi. Justru salah satu karakteristik kegigihan adalah kemampuan tetap bergerak ketika motivasi tidak sedang optimal.

Karena itu, penting untuk menentukan prioritas berdasarkan nilai.

Tanyakan:

"Apa yang sebenarnya penting bagi saya?"

Bukan:

"Apa yang paling ingin saya lakukan sekarang?"

Kedua pertanyaan tersebut terdengar mirip, tetapi menghasilkan keputusan yang berbeda.

Misalnya, kamu ingin meningkatkan kesehatan.

Hari ini kamu merasa malas berolahraga.

Jika menggunakan suasana hati sebagai kompas, keputusanmu mungkin sederhana:

"Besok saja."

Tetapi jika menggunakan nilai sebagai kompas:

"Kesehatan penting bagi saya. Saya tidak harus berolahraga satu jam. Saya cukup berjalan selama 20 menit."

Perhatikan perbedaannya.

Kamu tidak memaksa diri untuk menjadi sempurna.

Kamu hanya menjaga agar tindakanmu tetap sejalan dengan sesuatu yang kamu anggap penting.

Buat hierarki nilai

Coba tuliskan lima hal yang paling penting dalam hidupmu.

Misalnya:

kesehatan,
keluarga,
karier,
pendidikan,
keamanan finansial.

Kemudian tanyakan:

"Apakah cara saya menggunakan waktu saat ini mencerminkan lima hal tersebut?"

Jawaban atas pertanyaan ini bisa sangat mengejutkan.

Sebab terkadang apa yang kita katakan penting tidak sesuai dengan apa yang sebenarnya kita lakukan.

Kita mengatakan keluarga penting, tetapi hampir seluruh waktu luang dihabiskan untuk pekerjaan.

Kita mengatakan kesehatan penting, tetapi tidur selalu menjadi hal pertama yang dikorbankan.

Kita mengatakan ingin berkembang, tetapi sebagian besar waktu digunakan untuk konsumsi hiburan.

Menentukan prioritas berarti menyelaraskan tindakan dengan nilai.

3. Kurangi jumlah prioritas agar fokus menjadi lebih kuat

Banyak orang berpikir bahwa semakin banyak target yang dikerjakan, semakin cepat mereka maju.

Secara intuitif, hal tersebut terdengar masuk akal.

Namun manusia memiliki keterbatasan perhatian dan kapasitas mental.

Ketika perhatian terus-menerus berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya, kita membutuhkan energi mental untuk menyesuaikan diri kembali.

Itulah sebabnya multitasking sering terasa produktif, padahal kualitas perhatian bisa menurun.

Bayangkan kamu sedang mengerjakan laporan.

Kemudian muncul notifikasi.

Kamu membuka pesan.

Setelah membalas pesan, kamu membuka media sosial sebentar.

Lalu kembali ke laporan.

Beberapa menit kemudian muncul email.

Kamu membukanya.

Kemudian kembali ke laporan.

Secara fisik kamu memang berada di depan dokumen yang sama.

Tetapi secara mental, perhatianmu telah berkali-kali berpindah.

Karena itu, salah satu cara menguasai prioritas adalah berani mempersempit fokus.

Bukan bertanya:

"Apa saja yang harus saya selesaikan?"

Tetapi:

"Apa satu hal yang paling membutuhkan perhatian saya sekarang?"

Kamu tetap boleh memiliki banyak tujuan dalam hidup.

Namun tidak semua tujuan harus mendapatkan perhatian yang sama pada saat yang sama.

Gunakan prinsip "satu fokus utama"

Setiap hari tentukan:

Satu prioritas utama.

Kemudian tambahkan dua atau tiga tugas pendukung.

Contohnya:

Prioritas utama:
Menyelesaikan laporan proyek.

Tugas pendukung:

membalas email penting,
mengikuti rapat,
membaca dokumen pendukung.

Dengan cara ini, kamu tidak menjalani hari berdasarkan daftar tugas yang panjang.

Kamu menjalani hari berdasarkan arah.

4. Pecah prioritas besar menjadi tindakan yang sangat kecil

Salah satu alasan kita sulit memulai sesuatu adalah karena tujuan tersebut terlalu besar.

"Menulis buku."

"Menurunkan berat badan."

"Belajar bahasa baru."

"Membangun bisnis."

"Memperbaiki kondisi keuangan."

Semuanya terdengar besar.

Dan ketika otak melihat sesuatu sebagai pekerjaan besar yang membutuhkan banyak energi, muncul kecenderungan untuk menunda.

Karena itu, jangan hanya menentukan apa yang ingin dicapai.

Tentukan tindakan terkecil yang bisa dilakukan sekarang.

Misalnya:

Jangan hanya mengatakan:

"Saya harus belajar."

Ubah menjadi:

"Saya akan membaca lima halaman."

Jangan hanya:

"Saya harus menulis."

Ubah menjadi:

"Saya akan menulis 200 kata."

Jangan hanya:

"Saya harus berolahraga."

Ubah menjadi:

"Saya akan memakai sepatu olahraga dan berjalan selama 10 menit."

Perubahan ini terlihat kecil.

Tetapi justru di situlah kekuatannya.

Tujuannya adalah menurunkan hambatan untuk memulai.

Setelah seseorang mulai bergerak, tugas yang awalnya terasa berat sering kali menjadi lebih mudah untuk dilanjutkan.

Gunakan aturan "langkah berikutnya"

Setiap kali merasa kewalahan, jangan tanyakan:

"Bagaimana saya menyelesaikan semuanya?"

Tanyakan:

"Apa langkah berikutnya?"

Jika ingin menyelesaikan tesis, langkah berikutnya mungkin membuka dokumen.

Jika ingin membereskan rumah, langkah berikutnya mungkin membersihkan satu meja.

Jika ingin memulai bisnis, langkah berikutnya mungkin melakukan riset terhadap satu masalah pelanggan.

Fokus pada langkah berikutnya membuat tujuan besar terasa lebih konkret.

Dan kegigihan sebenarnya dibangun dari tindakan-tindakan kecil yang dilakukan berulang kali.

5. Latih kemampuan mengatakan "tidak"

Menentukan prioritas bukan hanya tentang memilih apa yang akan dilakukan.

Ini juga tentang menentukan apa yang tidak akan dilakukan.

Inilah bagian yang sering sulit.

Ketika seseorang meminta bantuan, kita mungkin merasa tidak enak menolak.

Ketika ada kesempatan baru, kita takut melewatkannya.

Ketika seseorang mengajak melakukan sesuatu, kita khawatir dianggap tidak peduli.

Akhirnya kita menerima terlalu banyak komitmen.

Kemudian kita bertanya:

"Mengapa saya tidak punya waktu?"

Padahal masalahnya bukan selalu kekurangan waktu.

Masalahnya adalah terlalu banyak hal mendapatkan akses terhadap waktu kita.

Mengatakan "tidak" bukan berarti menjadi egois.

Dalam konteks manajemen prioritas, "tidak" dapat menjadi cara untuk melindungi sesuatu yang memang sudah kamu anggap penting.

Misalnya:

"Saya ingin membantu, tetapi minggu ini saya sedang menyelesaikan proyek utama."

Atau:

"Saya belum bisa mengambil tanggung jawab tambahan saat ini."

Atau bahkan:

"Terima kasih sudah mengajak, tetapi kali ini saya tidak bisa ikut."

Tidak perlu memberikan penjelasan panjang setiap kali menolak.

Semakin jelas prioritasmu, semakin mudah menentukan batas.

Buat daftar "tidak untuk sekarang"

Tidak semua hal yang kamu tolak harus berarti tidak selamanya.

Kamu bisa mengatakan:

"Bukan sekarang."

Ini membantu mengurangi perasaan kehilangan.

Kamu mungkin ingin belajar tiga keterampilan sekaligus.

Namun kamu bisa memilih satu untuk tiga bulan ke depan.

Dua lainnya bukan dibuang.

Mereka hanya menunggu giliran.

Prioritas membutuhkan urutan.

6. Bangun sistem evaluasi agar prioritas tidak hanya menjadi niat

Menentukan prioritas sekali tidak cukup.

Sebab kehidupan berubah.

Tanggung jawab berubah.

Tujuan berubah.

Energi berubah.

Karena itu, prioritas perlu dievaluasi secara berkala.

Di sinilah kegigihan menjadi berbeda dari sekadar memaksakan diri.

Gigih bukan berarti terus melakukan hal yang sama tanpa mempertimbangkan hasil.

Gigih berarti tetap berkomitmen terhadap sesuatu yang penting sambil bersedia menyesuaikan strategi.

Setiap akhir minggu, luangkan waktu sekitar 15–30 menit untuk melakukan evaluasi.

Tanyakan:

1. Apa yang benar-benar saya selesaikan minggu ini?

Jangan hanya melihat daftar pekerjaan.

Perhatikan hasilnya.

2. Apa yang menghabiskan banyak waktu tetapi memberikan sedikit hasil?

Ini penting karena kesibukan tidak selalu sama dengan kemajuan.

3. Apa yang terus saya tunda?

Jika sesuatu terus ditunda, cari tahu penyebabnya.

Apakah terlalu besar?

Tidak jelas?

Membosankan?

Menakutkan?

Atau sebenarnya bukan prioritas?

4. Apa yang harus saya hentikan?

Pertanyaan ini sering lebih penting daripada:

"Apa yang harus saya tambahkan?"

Produktivitas bukan hanya tentang menambah aktivitas.

Kadang-kadang produktivitas meningkat justru setelah kita menghapus sesuatu.

5. Apa satu hal yang paling penting untuk minggu depan?

Tentukan sebelum minggu baru dimulai.

Dengan demikian, kamu tidak memulai Senin pagi dalam keadaan bingung.

Kegigihan Tidak Berarti Memaksa Diri Tanpa Batas

Ada satu kesalahpahaman penting mengenai kegigihan.

Sebagian orang mengira orang yang gigih adalah orang yang selalu bekerja keras, tidak pernah berhenti, dan terus memaksakan diri.

Padahal manusia memiliki keterbatasan.

Istirahat bukan selalu bentuk kemalasan.

Mengubah strategi bukan berarti menyerah.

Mengurangi target untuk sementara bukan berarti gagal.

Dan meninggalkan sesuatu yang memang tidak lagi relevan bukan berarti tidak memiliki keteguhan.

Kegigihan yang sehat membutuhkan fleksibilitas.

Bayangkan seseorang sedang berjalan menuju sebuah tujuan.

Jika jalan utama ditutup, dia tidak harus berdiri di sana selama berjam-jam sambil berkata:

"Saya harus terus berjalan di jalan ini."

Dia bisa mencari jalan lain.

Tujuannya tetap.

Strateginya berubah.

Begitu pula dalam kehidupan.

Kamu boleh mempertahankan komitmen terhadap sesuatu yang penting sambil mengubah cara mencapainya.

Prioritas Adalah Seni Mengalokasikan Hidup

Pada akhirnya, menentukan prioritas bukan sekadar teknik produktivitas.

Ini adalah keputusan tentang bagaimana kamu menggunakan bagian hidup yang tidak bisa dikembalikan.

Setiap kali kamu memberikan satu jam kepada sesuatu, kamu sebenarnya memberikan satu jam hidupmu.

Karena itu, pertanyaan yang lebih dalam bukan:

"Bagaimana saya bisa melakukan lebih banyak?"

Tetapi:

"Apa yang benar-benar layak mendapatkan waktu saya?"

Enam cara tadi dapat dirangkum menjadi satu sistem sederhana:

1. Bedakan penting dan mendesak.

Jangan biarkan sesuatu yang berisik otomatis menjadi sesuatu yang penting.

2. Gunakan nilai sebagai kompas.

Jangan biarkan suasana hati menentukan seluruh arah hidupmu.

3. Batasi jumlah fokus.

Semakin banyak hal yang menjadi prioritas pada saat bersamaan, semakin sulit perhatian diarahkan dengan baik.

4. Pecah tujuan menjadi tindakan kecil.

Jangan menunggu tugas terasa mudah. Buat langkah pertamanya menjadi lebih mudah dilakukan.

5. Belajar mengatakan tidak.

Setiap "ya" yang kamu berikan berarti ada sesuatu yang lain yang mungkin tidak mendapatkan waktumu.

6. Evaluasi secara berkala.

Prioritas yang baik bukan sesuatu yang ditentukan sekali lalu dilupakan. Ia perlu diperiksa dan disesuaikan.

Penutup: Tidak Semua Hal Harus Diselesaikan Hari Ini

Mungkin salah satu kemampuan paling dewasa dalam hidup adalah menerima bahwa kita tidak mungkin melakukan semuanya.

Akan selalu ada email yang belum dibalas.

Buku yang belum selesai dibaca.

Ide yang belum diwujudkan.

Orang yang belum sempat ditemui.

Pekerjaan yang belum selesai.

Kesempatan yang harus dilewatkan.

Dan itu tidak selalu berarti kamu gagal.

Kamu hanya memiliki kapasitas yang terbatas.

Karena itu, jangan mengukur keberhasilan hanya dari seberapa banyak hal yang berhasil kamu lakukan.

Perhatikan juga apakah hal-hal yang kamu lakukan benar-benar membawa hidupmu ke arah yang kamu anggap penting.

Sebab orang yang sibuk belum tentu memiliki prioritas.

Orang yang memiliki banyak aktivitas belum tentu mengalami kemajuan.

Dan orang yang bergerak cepat belum tentu bergerak ke arah yang benar.

Prioritas adalah kemampuan untuk berhenti sejenak, melihat keseluruhan hidup, lalu berkata:

"Dari semua hal yang bisa saya lakukan, inilah yang paling layak mendapatkan perhatian saya sekarang."

Setelah itu, lakukan.

Tidak harus sempurna.

Tidak harus selalu bersemangat.

Tidak harus langsung besar.

Cukup lakukan langkah berikutnya.

Kemudian langkah berikutnya lagi.

Dan ketika kamu terus mengulang proses tersebut—memilih, bertindak, mengevaluasi, lalu memilih kembali—kegigihan tidak lagi hanya menjadi sebuah sifat.