6 Alasan Mengapa Sebagian Orang Kerap Melakukan Multitasking Saat Zoom Meeting Menurut Psikologi

seseorang yang melakukan multitasking saat zoom meeting. (magnific)

Alih-alih hanya memperhatikan layar dan mendengarkan pembicaraan, seseorang mungkin sambil membuka email, membalas pesan WhatsApp, mengerjakan laporan, membaca berita, berbelanja online, atau bahkan mengerjakan tugas lain yang sama sekali tidak berkaitan dengan meeting.

Sekilas, perilaku tersebut terlihat seperti kemampuan mengatur banyak pekerjaan sekaligus. Orang yang melakukannya bahkan mungkin merasa bahwa dirinya lebih produktif karena dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam waktu bersamaan.

Namun, dari sudut pandang psikologi, multitasking tidak selalu berarti produktivitas yang lebih tinggi. Dalam banyak situasi, perilaku tersebut justru dapat berkaitan dengan cara seseorang mengelola perhatian, kebosanan, tekanan pekerjaan, kebutuhan akan stimulasi, hingga persepsi terhadap penting atau tidaknya sebuah pertemuan.

Lalu, mengapa sebagian orang kerap melakukan multitasking saat Zoom meeting?

Dilansir dari Psychology Today pada Selasa (6/10), terdapat enam alasan yang dapat menjelaskannya.

1. Meeting Dianggap Tidak Terlalu Membutuhkan Perhatian Penuh

Salah satu alasan paling sederhana adalah seseorang merasa bahwa meeting yang sedang diikuti tidak membutuhkan keterlibatan penuh.

Misalnya, seseorang menghadiri meeting yang menurutnya hanya berisi pembaruan informasi, laporan rutin, atau pembahasan yang sebenarnya sudah ia pahami. Karena merasa tidak perlu memberikan kontribusi secara terus-menerus, perhatian mulai dialihkan kepada pekerjaan lain.

Dalam psikologi, perhatian merupakan sumber daya yang terbatas. Ketika otak menilai suatu aktivitas sebagai sesuatu yang kurang penting atau kurang menuntut, perhatian dapat lebih mudah berpindah ke stimulus lain yang dianggap lebih menarik atau lebih mendesak.

Inilah sebabnya seseorang bisa terlihat hadir di Zoom, tetapi sebenarnya sedang mengerjakan sesuatu yang berbeda.

Secara fisik, ia masih berada dalam meeting. Kamera mungkin tetap menyala. Bahkan sesekali ia mengangguk ketika seseorang berbicara. Namun, sebagian kapasitas mentalnya sebenarnya sedang digunakan untuk aktivitas lain.

Masalahnya, merasa "masih bisa mendengarkan" tidak selalu berarti informasi yang diterima akan diproses secara optimal.

Ketika perhatian harus berpindah dari satu tugas ke tugas lain, otak perlu melakukan proses pergantian fokus. Proses tersebut dapat membuat seseorang kehilangan detail pembicaraan, melewatkan konteks, atau membutuhkan waktu lebih lama untuk memahami informasi.

Dengan kata lain, seseorang mungkin tetap mengikuti meeting secara teknis, tetapi kualitas keterlibatannya bisa menurun.

Bukan selalu karena malas

Menariknya, multitasking dalam situasi seperti ini tidak selalu menunjukkan bahwa seseorang malas atau tidak menghargai orang lain.

Bisa saja ia melakukan multitasking karena menganggap pertemuan tersebut bersifat pasif. Ketika tidak diminta berbicara, mengambil keputusan, atau memberikan pendapat, otak mencari aktivitas lain untuk mengisi kapasitas perhatian yang tersedia.

Karena itu, persepsi terhadap pentingnya meeting menjadi salah satu faktor yang dapat memengaruhi kecenderungan seseorang untuk melakukan multitasking.

2. Otak Mencari Stimulasi Ketika Meeting Terasa Membosankan

Alasan berikutnya berkaitan dengan kebosanan.

Meeting virtual yang berlangsung lama, monoton, dan minim interaksi dapat membuat seseorang kehilangan ketertarikan. Ketika stimulasi yang diterima terasa rendah, seseorang mungkin secara spontan mencari stimulus lain.

Misalnya, membuka media sosial, memeriksa email, membaca artikel, atau melihat notifikasi di ponsel.

Perilaku tersebut dapat memberikan sensasi baru yang lebih menarik dibandingkan mendengarkan presentasi yang berlangsung dengan pola yang sama selama puluhan menit.

Inilah salah satu alasan mengapa multitasking sering muncul dalam situasi virtual. Ketika lingkungan meeting tidak cukup menarik untuk mempertahankan perhatian, aktivitas lain dapat menjadi "pelarian" dari rasa bosan.

Bayangkan seseorang sedang mengikuti presentasi selama satu jam. Pembicara berbicara dengan nada yang relatif sama, slide berganti secara perlahan, dan peserta tidak banyak dilibatkan.

Setelah beberapa waktu, perhatian mulai menurun.

Kemudian muncul notifikasi email.

Seseorang mungkin berpikir, "Sekalian saya cek email."

Awalnya hanya ingin memeriksa satu pesan. Namun setelah membuka email, ia melihat dokumen lain, kemudian membalas pesan, lalu berpindah ke aplikasi lain.

Tanpa disadari, aktivitas sampingan tersebut mengambil semakin banyak perhatian.

Kebosanan bukan sekadar "tidak suka"

Dalam perspektif psikologi, kebosanan lebih kompleks daripada sekadar tidak menyukai sesuatu.

Kebosanan dapat muncul ketika seseorang merasa bahwa aktivitas yang sedang dilakukan tidak cukup menarik, tidak memberikan tantangan yang sesuai, atau tidak memiliki variasi yang cukup.

Karena itu, multitasking dapat menjadi cara seseorang mencari stimulasi tambahan.

Ironisnya, semakin sering seseorang mencari stimulasi tambahan selama meeting, semakin sulit pula ia mempertahankan perhatian pada pembicaraan utama.

3. Multitasking Memberikan Perasaan Seolah-olah Lebih Produktif

Ada alasan psikologis lain yang cukup menarik: multitasking dapat membuat seseorang merasa produktif.

Bayangkan seseorang memiliki sepuluh email yang belum dibalas dan sebuah meeting selama satu jam. Ketika meeting dimulai, ia mungkin berpikir:

"Daripada hanya duduk mendengarkan, lebih baik saya sekalian membalas email."

Secara subjektif, tindakan tersebut terasa efisien.

Ia merasa berhasil menggunakan waktunya dengan maksimal.

Namun, perasaan produktif dan produktivitas aktual merupakan dua hal yang berbeda.

Ketika perhatian dibagi antara meeting dan pekerjaan lain, seseorang mungkin memang menyelesaikan sebagian pekerjaan tambahan. Tetapi kualitas pemrosesan informasi dari meeting dapat berkurang. Sebaliknya, pekerjaan sampingan yang dilakukan juga belum tentu dikerjakan dengan kualitas terbaik.

Fenomena ini berkaitan dengan kecenderungan manusia untuk menilai aktivitas berdasarkan apa yang terlihat secara langsung.

Membalas lima email terlihat seperti sebuah pencapaian.

Tetapi kehilangan satu informasi penting dalam meeting mungkin baru terasa beberapa jam kemudian.

Misalnya, seseorang tidak memperhatikan ketika atasan menjelaskan perubahan deadline. Ia sibuk mengetik laporan sambil tetap "mendengarkan" meeting.

Setelah meeting selesai, ia baru mengetahui bahwa tenggat waktu telah berubah.

Pada akhirnya, waktu yang dianggap berhasil dihemat justru dapat digunakan kembali untuk memperbaiki kesalahan atau mencari informasi yang terlewat.

Sibuk tidak selalu berarti produktif

Budaya kerja modern sering kali membuat kesibukan terlihat seperti simbol produktivitas.

Orang yang selalu membalas pesan dengan cepat, membuka banyak aplikasi, mengikuti banyak rapat, dan mengerjakan beberapa tugas sekaligus dapat terlihat sangat produktif.

Padahal, produktivitas yang sebenarnya lebih berkaitan dengan kualitas hasil dan penggunaan perhatian secara efektif.

Karena itu, kebiasaan multitasking selama Zoom meeting terkadang bukan karena seseorang benar-benar mampu melakukan banyak hal sekaligus, melainkan karena aktivitas tersebut memberikan sensasi sedang bekerja keras.

4. Ada Tekanan untuk Selalu Terlihat Sibuk

Multitasking juga dapat dipengaruhi oleh budaya kerja.

Dalam lingkungan tertentu, seseorang mungkin merasa bahwa ia harus selalu terlihat produktif. Ketika sedang mengikuti meeting, muncul perasaan bahwa waktu tersebut harus dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.

Terutama jika meeting dianggap sebagai sesuatu yang "menghabiskan waktu".

Seseorang mungkin berpikir:

"Kalau saya hanya duduk di sini selama satu jam, pekerjaan saya yang lain akan tertunda."

Akhirnya, ia mencoba menggabungkan keduanya.

Dalam konteks psikologis, perilaku ini dapat berkaitan dengan tekanan untuk mengoptimalkan waktu. Individu merasa bahwa setiap menit harus menghasilkan sesuatu.

Akibatnya, waktu untuk fokus pada satu aktivitas saja dapat terasa seperti pemborosan.

Padahal, tidak semua aktivitas produktif harus menghasilkan sesuatu yang terlihat secara langsung.

Mengikuti diskusi dengan penuh perhatian, memahami konteks keputusan, mendengarkan pendapat rekan kerja, atau memikirkan solusi juga merupakan bentuk pekerjaan.

Sayangnya, aktivitas mental semacam itu sering tidak terlihat.

Ketika seseorang hanya duduk dan mendengarkan, ia mungkin merasa sedang tidak produktif meskipun sebenarnya sedang melakukan proses kognitif yang penting.

Budaya "selalu online"

Lingkungan kerja digital juga memperkuat kecenderungan tersebut.

Email, chat kantor, aplikasi manajemen proyek, kalender, dan berbagai platform komunikasi membuat seseorang selalu terhubung dengan pekerjaan.

Ketika mengikuti Zoom meeting, notifikasi dari aplikasi lain tetap masuk.

Akhirnya, batas antara "sedang meeting" dan "sedang bekerja" menjadi semakin kabur.

Seseorang bukan hanya menghadiri satu aktivitas, tetapi merasa harus selalu tersedia untuk berbagai aktivitas lainnya.

5. Multitasking Bisa Menjadi Respons terhadap Beban Kerja yang Tinggi

Ada kalanya seseorang melakukan multitasking bukan karena ingin, melainkan karena merasa tidak punya pilihan.

Beban pekerjaan yang tinggi dapat membuat seseorang berusaha memasukkan sebanyak mungkin aktivitas ke dalam waktu yang tersedia.

Misalnya, seorang karyawan memiliki beberapa tugas dengan deadline yang berdekatan. Pada saat yang sama, ia diwajibkan menghadiri meeting selama satu jam.

Jika meeting tersebut dianggap tidak bisa dilewatkan, sementara pekerjaannya tetap harus selesai, maka multitasking menjadi strategi yang terasa masuk akal.

Ia mengikuti Zoom sambil mengerjakan laporan.

Atau mengikuti presentasi sambil memeriksa spreadsheet.

Atau menghadiri diskusi sambil membalas pesan dari klien.

Dalam jangka pendek, cara ini mungkin memberikan perasaan bahwa pekerjaan menjadi lebih terkendali.

Namun, jika dilakukan terus-menerus, pembagian perhatian dapat meningkatkan kelelahan mental.

Otak harus terus berpindah dari satu konteks ke konteks lain.

Meeting membutuhkan pemahaman terhadap percakapan. Spreadsheet membutuhkan ketelitian. Email membutuhkan respons yang tepat. Chat membutuhkan pemrosesan informasi yang cepat.

Setiap perpindahan tersebut memiliki biaya kognitif.

Akibatnya, seseorang bisa merasa sudah bekerja sepanjang hari tetapi tetap merasa tidak benar-benar menyelesaikan sesuatu.

Multitasking sebagai tanda masalah sistem kerja

Dalam situasi tertentu, kebiasaan multitasking sebaiknya tidak langsung dianggap sebagai kelemahan pribadi.

Bisa jadi masalahnya terletak pada sistem kerja.

Terlalu banyak meeting, deadline yang bertumpuk, ekspektasi respons yang cepat, dan pekerjaan yang tidak memiliki waktu fokus dapat membuat seseorang sulit berkonsentrasi pada satu tugas.

Dengan kata lain, multitasking terkadang merupakan gejala dari beban kerja yang tidak sehat, bukan semata-mata masalah disiplin.

6. Sebagian Orang Memiliki Kecenderungan Lebih Tinggi untuk Mencari Variasi

Alasan terakhir berkaitan dengan perbedaan individu.

Tidak semua orang memiliki pola perhatian yang sama.

Ada orang yang nyaman melakukan satu pekerjaan secara mendalam dalam waktu lama. Ada pula orang yang lebih menyukai variasi, perubahan aktivitas, dan stimulasi yang berbeda.

Orang dalam kelompok kedua mungkin lebih mudah tergoda untuk membuka aplikasi lain ketika mengikuti meeting yang berlangsung lama.

Misalnya, saat presentasi berlangsung, ia merasa ingin mengecek email. Beberapa menit kemudian ingin membuka browser. Setelah itu memeriksa pesan. Kemudian kembali ke meeting.

Perilaku tersebut menciptakan siklus perpindahan perhatian.

Menariknya, seseorang mungkin bahkan tidak menyadari bahwa dirinya telah mengembangkan kebiasaan tersebut.

Setiap kali merasa bosan atau kehilangan fokus, tangannya secara otomatis membuka tab lain.

Lama-kelamaan, multitasking menjadi kebiasaan.

Teknologi memperkuat kebiasaan tersebut

Zoom meeting membuat multitasking menjadi sangat mudah.

Dalam meeting tatap muka, seseorang mungkin harus membuka laptop secara terang-terangan untuk mengerjakan sesuatu yang berbeda. Dalam meeting virtual, cukup dengan membuka tab baru atau aplikasi lain.

Secara fisik, perilaku tersebut hampir tidak terlihat oleh peserta lain.

Kemudahan ini membuat seseorang lebih mudah mengikuti dorongan untuk berpindah perhatian.

Ditambah lagi, perangkat digital dirancang untuk terus memberikan stimulus: notifikasi, pesan baru, email, pembaruan aplikasi, dan berbagai informasi lainnya.

Akibatnya, mempertahankan fokus dalam satu aktivitas menjadi semakin menantang.

Apakah Multitasking Saat Zoom Selalu Buruk?

Tidak selalu.

Ada perbedaan antara multitasking yang disengaja dan terkontrol dengan multitasking yang terjadi karena perhatian terus-menerus terdistraksi.

Misalnya, seseorang mengikuti meeting yang hanya membutuhkan kehadiran administratif. Dalam situasi tersebut, mengerjakan pekerjaan sederhana yang tidak membutuhkan konsentrasi tinggi mungkin tidak terlalu bermasalah.

Namun, jika meeting melibatkan pengambilan keputusan penting, diskusi strategis, evaluasi pekerjaan, atau informasi baru yang kompleks, membagi perhatian dapat menjadi masalah.

Pertanyaannya bukan hanya:

"Apakah saya bisa melakukan dua hal sekaligus?"

Tetapi juga:

"Apakah kedua aktivitas tersebut membutuhkan perhatian penuh?"

Jika jawabannya ya, kemungkinan besar kualitas salah satu atau bahkan kedua aktivitas akan menurun.

Mengapa Kita Sering Merasa Bisa Multitasking?

Salah satu jebakan terbesar multitasking adalah kita sering tidak menyadari seberapa sering perhatian kita berpindah.

Ketika seseorang berkata, "Saya masih bisa mendengarkan sambil membalas chat," yang sebenarnya terjadi bisa jadi bukan dua aktivitas dilakukan secara bersamaan secara sempurna.

Perhatian berpindah dengan sangat cepat.

Beberapa detik untuk membaca pesan.

Kemudian kembali mendengarkan.

Kemudian mengetik respons.

Kemudian kembali ke presentasi.

Proses tersebut dapat terasa seperti multitasking karena perpindahannya berlangsung cepat.

Namun, setiap perpindahan tetap membutuhkan proses mental.

Itulah sebabnya seseorang bisa mengikuti meeting selama satu jam sekaligus mengerjakan tugas lain, tetapi setelah meeting selesai justru merasa sangat lelah.

Bukan hanya karena durasi meeting, tetapi karena otak terus melakukan pergantian fokus.

Bagaimana Mengurangi Kebiasaan Multitasking Saat Zoom Meeting?

Jika seseorang merasa multitasking mulai mengganggu produktivitas, beberapa langkah sederhana dapat dicoba.

1. Tentukan jenis meeting

Tidak semua meeting membutuhkan tingkat perhatian yang sama.

Sebelum meeting dimulai, tanyakan:

Apakah saya perlu aktif berpartisipasi?
Apakah ada keputusan penting?
Apakah saya perlu mencatat?
Apakah informasi yang dibahas relevan dengan pekerjaan saya?

Semakin penting meeting tersebut, semakin besar alasan untuk menghindari aktivitas sampingan.

2. Matikan notifikasi

Notifikasi kecil dapat menjadi pemicu besar.

Mematikan notifikasi email, media sosial, dan aplikasi chat selama meeting dapat membantu mengurangi dorongan untuk berpindah perhatian.

3. Tutup tab yang tidak diperlukan

Semakin banyak tab terbuka, semakin banyak pula peluang untuk terdistraksi.

Jika meeting membutuhkan konsentrasi, cobalah hanya membuka aplikasi atau dokumen yang benar-benar berkaitan dengan meeting.

4. Buat catatan aktif

Mencatat poin penting dapat membantu mempertahankan keterlibatan.

Daripada hanya mendengarkan secara pasif, tuliskan keputusan, pertanyaan, ide, atau tugas yang perlu ditindaklanjuti.

5. Evaluasi jumlah meeting

Jika multitasking terjadi hampir setiap hari, masalahnya mungkin bukan hanya kebiasaan pribadi.

Bisa jadi jadwal meeting terlalu padat.

Jika memungkinkan, evaluasi kembali apakah semua meeting memang diperlukan, apakah durasinya bisa dipersingkat, atau apakah sebagian informasi dapat disampaikan melalui pesan tertulis.

Kesimpulan

Kebiasaan melakukan multitasking saat Zoom meeting tidak selalu berarti seseorang malas, tidak menghargai orang lain, atau tidak mampu berkonsentrasi.

Ada banyak faktor psikologis yang dapat berada di baliknya.

Seseorang mungkin melakukannya karena meeting dianggap kurang penting, merasa bosan, ingin merasa lebih produktif, mengalami tekanan untuk selalu sibuk, menghadapi beban kerja yang tinggi, atau memang memiliki kecenderungan mencari variasi dan stimulasi.

Namun, kebiasaan tersebut tetap perlu diperhatikan apabila mulai mengganggu kualitas pekerjaan.

Pada akhirnya, persoalannya bukan sekadar apakah seseorang mampu membuka email sambil mengikuti Zoom.

Pertanyaan yang lebih penting adalah:

Seberapa baik ia benar-benar memahami apa yang sedang dibicarakan?

Karena dalam banyak situasi, hadir secara fisik di depan layar tidak sama dengan benar-benar hadir secara mental.